Groupe Action Communication interne Compte-rendu de la réunion du 15 novembre 2000 Précision sur les objectifs des Groupes Action. Partie du site portant sur le Projet du territoire. Moyens nécessaires (suite). Exigences de conception selon les pages Sélection des priorités. Partie du site sur les associations. Priorités concernant les rubriques du site dans l'optique de Communication interne. Eléments d'organisation. Présents : Micheline KALTENBACHER Jacques CLERO Christian BRUHAT Elisabeth TERRAL André CUQ Il s'agit de la troisième et dernière réunion du Groupe Action Communication interne. Précision sur les objectifs des Groupes Action. En simplifiant, on peut dire que les objectifs des Groupes Action Mise en réseau, Communication interne et Communication externe concerne des groupes différents : Mise en réseau : utiliser les NTIC entre les personnes d'une même structure, d'un même groupe Communication interne : utiliser les NTIC pour les personnes du territoire du Ségala Communication externe : utiliser les NTIC pour la communication vers ceux qui ne sont pas sur le territoire Les choix faits par chaque Groupe Action le sont en fonction du public qui les concerne, ils peuvent être amenés à faire des choix et à dégager des priorités qui ne sont pas les plus essentielles si on considère l'ensemble du Projet NTIC. C'est le rôle du Groupe Projet de dégager les priorités d'ensemble, et il est composé notamment de membres des Groupes Action. Partie du site portant sur le Projet du territoire. Moyens nécessaires (suite). Le tableau ci-dessous est celui commencé à la précédente réunion.. Il indique si le travail est fait par des prestataires : dans ce cas, une estimation des coûts reste à faire. Contenu Temps Prest Liens 0,5 j Projet historique et moyens mobilisés 1 j présentation collecte des matériaux 0,5 j nouveaux matériaux (ex. : photos) X conception graphique X Questions d'actualité maquette X synthèse pour poser le problème 1 j événements d'actualité locale 1 j par mois forum : animation et modération min. 1/4 h par jour publicité sur le forum dans la presse p.m. Actualité sur les actions du Projet maquette X liens vers documents existants ou compte-rendu synthétique et lien vers les documents 2 fois plus de temps Organisation 2 j Données sur le territoire 2 j Vie de l'association Assemblée Générale : grand public 0,5 j Conseil d'Administration vers membres 1 j Bureau vers les administrateurs 1 j Commissions 2 h par commission, nb à évaluer Formation à la communication écrite en fonction du public nécessaire notamment pour cette partie X Exigences de conception selon les pages La partie graphique des pages doit être travaillée pour être rendue attrayante pour celles qui doivent être attractive, son contenu écrit doit être conçu avec le même souci d'attractivité. En revanche, les pages qui sont destinées à donner des informations pour approfondir ou celles qui sont des documents de travail vont surtout contenir du texte dont la rédaction doit être faite pour le rendre compréhensible par le public auxquelles elles s'adressent. On peut alors utiliser des outils qui permettent de passer rapidement d'un document en traitement de texte, par exemple, à des pages html. Sélection des priorités. Concernant la communication interne, le groupe retient la réalisation selon la chronologie suivante : étape 1 : vie associative données sur le territoire étape 2 : questions d'actualité actualités sur les actions Le classement selon les priorités sans tenir compte de la chronologie donne : priorité 1 : vie associative questions d'actualité priorité 2 : données sur le territoire actualités sur les actions organisation Il s'agit bien sûr d'une sélection indicative faite avec le souci de mobiliser les personnes sur le Projet du Ségala et de communiquer sur les enjeux du territoire. La chronologie tient compte de l'équipement : l'investissement en temps doit être adapté au niveau d'utilisation des NTIC. Partie du site sur les associations. La partie du site ouverte aux associations leur permet de: présenter l'association parler de leur fonctionnement donner des informations pratiques sur leur fonctionnement, y compris le programme de leurs activités parler de leurs objectifs et de leurs problèmes, faire appel à la coopération ou au partenariat Il est ouvert à toutes les associations du territoire. Pour les associations, la mise en oeuvre doit être facile : la structure du site pour une association est une structure type, remplie à l'aide d'un questionnaire. Si les associations ont un site, elles pourront mettre un lien sur celui du Ségala. L'accès pourra se faire par : Au programme : accès par date et accès thématique accès thématique général accès géographique accès par la rubrique Infos services Le plan d'action pourrait comprendre : animation : aider à la mise en place des premiers sites d'association, inciter les associations à être présentes sensibiliser à ces techniques (centres de ressources) mettre en place des outils de collaboration entre les associations : mailing list thématique permettant l'inscription des associations en tant que telle ou celle de leurs membres leur fournir des services simples comme des adresses e-mail par exemple Priorités concernant les rubriques du site dans l'optique de Communication interne. La liste des rubriques est revue et un vote indicatif sur les priorités pour la communication interne donne les résultats suivants : priorité 1 : Villages du Ségala, vie du territoire, Ségala Accueil sur le territoire Au programme priorité 2 : Entreprendre Emploi-insertion Infos services Initiatives Jeunes Projet du territoire Dossier central, questions d'actualité priorité 3 : Vie associative Pages d'histoire Patrimoine, tourisme Petites annonces Espace d'expression culturelle Qualité de vie (espace de débats publics) Ce choix de priorité est assez différent de celui fait initialement, il est aussi plus dispersé. Il reflète la prise de conscience du Groupe Action sur les moyens et le niveau d'équipement du territoire nécessaires pour la Communication interne. Eléments d'organisation. Il nous paraît important de mettre en place une équipe de relais sur le territoire pour recueillir les avis et développer les interactivités. Le choix des personnes doit surtout être fait en tenant compte de leurs aptitudes et de leur goût pour ce rôle : bénévoles, salariés des associations ou des collectivités, etc.

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